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Dokumentationspflichten in der Immobilienverwaltung (mit Video)

Dokumentationspflicht in der Immobilienverwaltung

Sie sind Immobilienbesitzer, Hausverwalter oder arbeiten in einer Gebäudeverwaltung? Dann müssen Sie sich täglich mit verschiedenen organisatorischen Aufgaben auseinandersetzen. Von der Planung und dem Aufbau eines Objekts, über die Nutzung und Instandhaltung bis hin zur Verwertung müssen in der Immobilienverwaltung viele Stufen berücksichtigt werden. Sie als Betreiber sind in der Pflicht stets den Überblick zu behalten. Nur so können Sie Gefahren für Menschen und Umwelt, die von Ihrer Immobilie ausgehen könnten, möglichst gering halten bzw. vermeiden.

In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die verschiedenen Aspekte der Immobilienverwaltung ein, in denen die Dokumentation eine Rolle spielt. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie mit der KEVOX Gesamtlösung, also dem Zusammenspiel zwischen Software und Apps, Ihren Arbeitsalltag erleichtern können.

Pflichten des Betreibers und des Verwalter im Immobilienmanagement

Bereits im deutschen Grundgesetz, Artikel 14, ist verankert, dass "Eigentum verpflichtet". Eigentümer eines Gebäudes oder Grundstücks müssen dementsprechend zum Ziel haben, Mensch und Umwelt zu schützen. Die Betreiberverantwortung im Rahmen des Facility Managements wird in der GEFMA Richtlinie 190 genauer beschrieben. Laut GEFMA (German Facility Management Association) ist Betreiber, wer ein Grundstück mit Gebäude im Eigentum besitzt, Gebäude mit gebäudetechnischen Anlagen betreibt, als Arbeitgeber fungiert oder Arbeitsplätze/-mittel bereitstellt.

Die Aufgaben und Befugnisse eines Immobilienverwalters sind im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) § 27 geregelt. Ein Verwalter kann von dem Besitzer bzw. den Besitzern einer Immobilie bestellt werden. Das heißt, er ist in der Regel nicht der Eigentümer des Gebäudes, das er verwaltet. Als Hausverwalter ist er unter anderem für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums zuständig.

Dokumentationen im Gebäudemanagement und der Immobilienverwaltung

Wie bereits oben erwähnt, gibt es viele Aufgabenbereiche, um die sich ein Immobilienbesitzer oder Hausverwalter kümmern muss. Im Folgenden zeigen wir einige Beispiele auf, in welchen Bereichen die Dokumentation essentiell ist und wie Sie die verschiedenen KEVOX Anwendungen dafür nutzen können.

Neubau oder Modernisierung von Objekten

Als Immobilienverwalter müssen Sie eine Menge von Gebäuden überwachen und im Auge behalten. Gerade wenn ein Objekt neu gebaut oder modernisiert wird, ist es ratsam, die einzelnen Arbeitsschritte zu überwachen und zu kontrollieren. Dank einer lückenlosen Dokumentation können Sie anschließend sicher sein, dass alle Dienstleister die notwendigen Arbeiten zu Ihrer Zufriedenheit ausgeführt haben. Mit KEVOX haben Sie nicht nur Ihre verschiedenen Objekte, an denen gerade gearbeitet wird, im Blick. Zusätzlich können Sie über die KEVOX TaskReport App Arbeitsaufträge an Dritte versenden. Nach der Erledigung erhalten Sie die Informationen über die abgearbeiteten Aufgaben dann direkt in Ihrer KEVOX Managementsoftware.

Zusätzlich ist es hilfreich, während der Bauphase zu dokumentieren, welche Leitungen und Geräte, an welcher Stelle im Gebäude verbaut sind. Nur so können Sie diese bei späteren Arbeiten berücksichtigen und eventuell auftretende Gefahren besser eingeschätzen. Dank der KEVOX Planansicht können Sie die entsprechenden Bauteile direkt im Plan an die Stelle im Gebäude ziehen. So haben Sie auch Monate oder Jahre später noch Ihr Objekt detailliert zur Ansicht.

Instandhaltung und Instandsetzung in Immobilien

Durch eine regelmäßige Instandhaltung soll die Abnutzung am Gebäude oder an Geräten so gering wie möglich gehalten werden. Bei technischen Anlage, wie z.B. Aufzügen und Rolltreppen, ist eine regelmäßige Prüfung gesetzlich vorgeschrieben. Doch auch Bauteile wie Fassaden, Dachbedeckungen oder Heizung- und Gasanlagen müssen regelmäßig überprüft und ggf. erneuert werden. Durch eine regelmäßige Instandhaltung können Sie Schäden an der Bausubstanz vorbeugen und den Wert der Immobilie weitestgehend erhalten.

Selbstverständlich muss der Eigentümer bzw. Vermieter die notwendigen Prüfung und Behebung der aufgefallenen Mängel nicht persönlich erledigen. In der Regel werden hierzu eigene Handwerker oder Fremdfirmen beauftragt. Mit der KEVOX Software in Verbindung mit der kostenfreien KEVOX TaskReport App haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben digital an Dritte weiterzugeben. Diese arbeiten die Liste ab, nehmen ein Foto von ihrer erledigten Arbeit auf und schicken das ganze an die KEVOX Managementsoftware zurück. So können Sie lückenlos nachvollziehen, wer wann welche Aufgabe erledigt hat. So sind Sie im Schadensfall auf der sicheren Seite, können eine lückenlose Nachweiskette vorlegen und der Versicherungsschutz bleibt erhalten.

Gebäudemanagement und Immobilienverwaltung mit KEVOX Software und Apps

Lernen Sie in den folgenden Schritten die Vorteile und Funktionen der KEVOX Software in Zusammenhang mit den KEVOX Apps kennen.

Alle Pläne immer in der Tasche

immobilien-Plaene fuer mehr Uebersicht

Pläne sorgen für Übersicht über alle Bauteile im Bestand und deren Zustand, über Prüfungen, Wartungen und Kontrollen sowie über alle weiteren Aufgaben und Sachverhalte

  • Visualisierung von Gebäuden und Räumen inklusive der vorhandenen Bauteile
  • Pläne einfach als PDF oder Bilddatei (JPG, PNG, TIFF, etc.) in KEVOX laden
  • Behalten Sie den Überblick: Filterung nach Bauteilarten möglich
  • Alle mangelhaften und zu prüfenden Bauteile immer im Blick
  • Bauteilinformationen aktualisieren sich automatisch und sind somit immer aktuell

 

Simple Inventarisierung

immobilien inventarisierung einfach danke app und software

Immobilien Inventarisierung ist einfach danke App und Software

  • Bestandserfassung des Objekts in wenigen Schritten erledigen
  • Inventarlisten aus Excel importieren
  • BIM-konforme Inventarnummern angeben oder per Barcode-Scanner erfassen
  • Fertige Inventarlisten in wenigen Schritten exportieren und versenden oder ausdrucken

 

Mit regelmäßiger Instandhaltung den Wert der Immobilie erhalten

Werterhaltung durch regelmaessige Instandhaltung

Werterhaltung durch regelmäßige Instandhaltung

  • Übersichtliche Darstellung aller Prüfungs-, Wartungs- und Kontrolltermine
  • Funktionsbereitschaft technischer Anlagen sicherstellen
  • Stabile Bausubstanz und sicheres Gebäude gewährleisten
  • Dokumentationspflichten als Betreiber erfüllen
  • Aufgaben mit KEVOX TaskReport weitergeben und interne und externe Dienstleister in Prozesse einbinden

 

Lückenloses Mängelmanagement und Dokumentation beugen Schäden vor

Maengelmanagement und Dokumentation beugt Schaeden vor

Mängelmanagement und Dokumentation beugt Schäden vor

  • Gefährliche Mängel frühzeitig erkennen und beheben (lassen)
  • Mit einer lückenlosen Berichterstattung auf der sicheren Seite sein
  • Nachweis über rechtskonforme Prüfungen im Schadensfall
  • Aufrechterhaltung des Versicherungsschutzes

 

Dokumentationen in der Immobilienverwaltung (Video)

 

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BIM: Building Information Modeling – Interview mit Dr. Peter Hofmann (Video)

BIM - Building Information Modeling - Interview mit Dr. Peter Hofmann

Dr. Peter Hofmann, Brandschutzsachverständiger und Brandschutzingenieur Master of Engineering, stand KEVOX-Mitarbeiterin Tanja Hagelganz Rede und Antwort zum Thema BIM (Building Information Modeling). Nachfolgend haben wir das oben stehende Video für Sie zusammengefasst.

Sehen Sie jetzt das Interview mit Dr. Peter Hofmann zum Thema BIM im Video.

Was ist BIM?

BIM (Building Information Modeling) ist keine Software, sondern eine durchgängige digitale Methode, die während der Planung, der Bauphase sowie der Nutzung eines Gebäudes angewendet wird. Sämtliche Informationen, die bei der Fachplanung entstehen, werden in ein digitales Gebäudemodell integriert, das wiederum mit einer großen Datenbank verbunden ist. Während der einzelnen Bauausführungen werden alle Details, die später für die Nutzung des Gebäudes wichtig sind, zum Beispiel die Wartung und Instandhaltung, ebenfalls in der Datenbank hinterlegt. Auf diese Weise liegen sämtliche Informationen digital vor, die dem Facility Management für die Nutzung des Gebäudes stets zur Verfügung stehen. Es muss jedoch beachtet werden, dass sämtliche Informationen bei der Planung bereits eingegeben werden müssen, bevor mit dem Bau des Gebäudes angefangen werden kann. In der Realität ist es oft der Fall, dass beispielsweise die Baugenehmigung vorliegt, im Laufe der Detailplanung jedoch festgestellt wird, dass zahlreiche Informationen noch fehlen. Dies hat zur Folge, dass Umnutzungen und Umplanungen notwendig werden. Wird BIM konstant und konsequent genutzt, entfällt die unnötige Mehrarbeit.

Hätten mit BIM Fehler und Mängel im Brandschutz, die im Rahmen zahlreicher Großprojekte negativ aufgefallen sind, verhindert werden können?

Grundsätzlich können mithilfe von BIM Fehler und Mängel im Brandschutz von vorneherein verhindert werden. Bedingung ist jedoch, dass das Thema Brandschutz zum richtigen Zeitpunkt im Building Information Modeling integriert wird, damit solche Mängel erst gar nicht entstehen. Im Stufenplan der Bundesregierung sowie in zahlreichen Leitfäden, Richtlinien und Empfehlungen ist der Brandschutz – wenn überhaupt – nur im Bereich Fachplanungen aufgelistet. Mit derartigen Formularen können Mängel, die im Brandschutz überall entstehen, Stichwort Berliner Flughafen, nicht verhindert werden. Demensprechend muss der Brandschutz von Anfang beachtet werden.

Wann muss der Brandschutz im Building Information Modeling integriert werden?

Sobald der Architekt den Vorentwurf erstellt und mit dem Bauherrn abgestimmt hat, ob jener seiner Ziele darin wiedererkennt, müssen der Tragwerksplaner sowie der Brandschützer ihre Informationen in BIM einarbeiten. Auf diese Weise sind die nachfolgenden Fachplaner direkt darüber informiert, welche Aspekte sie zu berücksichtigen haben. So können größere Kollisionen und Planungsstopps verhindert werden. Es ist also äußerst wichtig, dass vorab alle Informationen in BIM integriert werden, damit alle Beteiligten im Bilde sind, welche Arbeiten anfallen werden.

Welche Bedeutung hat der Brandschutz in BIM allgemein sowie für die Planung?

Aufgrund von Zulassungen sowie Prüfungsverfahren sind zahlreiche Bauteile, Einrichtungen sowie Anlagen, die mit dem Brandschutz zusammenhängen, sehr teuer. Diese sollten nur dort eingebaut oder eingeplant werden, wo sie notwendig sind. Wird dieser Aspekt aber zu spät oder gar nicht berücksichtigt, sind umfangreichere, meist teurere Umplanungen und Umrüstungen notwendig. In den Medien herrscht jedoch oft der Glauben vor, dass der Brandschutz an sich alles verteuert. In Wahrheit sind es jedoch die ungeplanten Umrüstungen, die den Preis steigern.

Welche Zukunftsperspektiven bestehen für den Brandschutz durch BIM?

Bei einer konsequenten Berücksichtigung des Brandschutzes, die bisher aber nur mangelhaft erfolgt ist, können viele Schnittstellen im Vorfeld geplant, in der Bauausführung kontrolliert, geprüft und dokumentiert werden. Auf diese Weise werden erhebliche Zeitverzögerungen und Baukostenerhöhungen vermieden. Zeitgleich steigt die Qualität des Gebäudes erheblich.

Welche Regelungen bestehen bisher für den Brandschutz im Building Information Modeling?

Im Stufenplan der Bundesregierung sowie in Empfehlungen und Richtlinien wird das Thema Brandschutz nur gering behandelt. Die bisherigen Mängel können hierdurch nicht verhindert werden, diese werden stattdessen nur digital manifestiert. Es kann digital zurückverfolgt werden, wer etwas vergessen oder nicht das Erforderliche getan hat.

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